ข้อมูล เป็นข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ หรือของสิ่งที่หน้าสนใจ ข้อมูลจะนำไปใช้ให้เป็นประโยชน์ได้ก็ต่อเมื่อผ่านการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศก่อน สารสนเทศนี้เองคือสิ่งที่เรานำไปใช้ประกอบการตัดสินใจ ข้อมูลและสารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่มีค่า ต้องเก็บรักษาไว้เป็นระบบ และต้องการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ